Cómo hacer una factura con Verifactu, paso a paso

La buena noticia primero: hacer una factura con Verifactu no es más difícil que antes. No tienes que aprender nada técnico, ni calcular códigos, ni enviar nada tú a Hacienda. Todo lo «raro» que exige la ley lo hace el programa. Tu trabajo sigue siendo el de siempre: poner los datos y darle a emitir. Aquí te enseñamos exactamente qué cambia, cómo se hace y cómo comprobar que la factura ha salido bien.

Qué cambia en una factura con Verifactu

Una factura conforme lleva los mismos datos de siempre (los que ya llevaba tu factura) más una señal nueva y visible:

• Un código QR en la factura. Al escanearlo, tú o tu cliente podéis comprobar sus datos; y si tu programa trabaja en modo Verifactu (con envío a Hacienda), podréis cotejar en la sede electrónica de la AEAT que esa factura está registrada.
• La leyenda «VERI*FACTU» (o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT»), solo si emites en modo Verifactu.
• Por debajo, invisible para ti, el programa genera un registro inalterable de cada factura, encadenado con el anterior. Eso es lo que impide borrarla o retocarla sin dejar rastro.

Para ti, en la práctica, la diferencia es una: usar un programa conforme. Ese QR es tu comprobación más fácil de que todo está bien. Si tus facturas salen con él, tu sistema ya genera registros conformes.

Los pasos, uno a uno

1. Usa un sistema conforme. Puede ser la app gratuita de la AEAT o un programa de facturación. Si no tienes claro cuál, al final te ayudamos a elegir. Si sigues con Excel o Word, ese es el cambio que sí o sí tienes que hacer.
2. Rellena los datos de la factura. Los de siempre: tu nombre y NIF, los datos del cliente (en una factura completa, identificado con su NIF), la fecha, un número correlativo (sin saltos ni repeticiones), la descripción de lo que vendes, la base imponible, el tipo de IVA y el total. Si dudas, aquí tienes el detalle de qué debe llevar una factura.
3. Deja que el programa haga su parte. Al guardar o emitir, el sistema calcula la huella, genera el código QR y crea el registro conforme. No tienes que hacer nada aquí: pasa solo.
4. Elige el modo (si te lo pregunta). En modo Verifactu, el programa envía el registro a la AEAT al instante; en modo no Verifactu, lo conserva firmado en tu sistema. La mayoría deja la opción que trae por defecto: las dos cumplen.
5. Entrega la factura a tu cliente. En PDF o impresa, con su QR visible. Para el cliente no cambia nada; simplemente ahora puede verificarla.
6. Ya está conservada. El propio sistema guarda el registro inalterable. No tienes que archivar nada aparte para cumplir (guarda tus copias como siempre, por comodidad).

Hacerla con la app gratis de la AEAT

La Agencia Tributaria tiene su propia aplicación gratuita: creas la factura, sale con su QR y su registro se envía a Hacienda, todo sin pagar. Es una opción válida y oficial. Pero sé consciente de sus límites honestos: no hace tickets (facturas simplificadas), solo emite facturas —no lleva gastos ni control de cobros— y todo es manual, factura a factura. Perfecta si emites pocas facturas a clientes identificados y quieres coste cero. Si vas a usarla, te la explicamos entera en la app de la AEAT paso a paso.

Hacerla con un programa (más rápido y con extras)

Un programa de facturación hace exactamente lo mismo en cuanto a Verifactu, pero te ahorra tiempo: guarda tus clientes y productos, repite facturas recurrentes, controla cobros y gastos, y muchos hacen tickets o se conectan con tu banco o tu tienda online. Emitir una factura pasa a ser cuestión de dos clics. Puedes ver y comparar las opciones en nuestra comparativa, con sus precios y sus límites reales.

Errores al hacer una factura Verifactu

• Seguir con un Excel «de toda la vida». Si tiene fórmulas o numeración automática, es un sistema no conforme. No basta con guardar el PDF.
• Saltarte la numeración. Las facturas van correlativas, sin huecos ni números repetidos. El programa lo controla por ti, pero no lo fuerces a mano.
• Emitir una factura completa sin el NIF del cliente. En la factura completa el destinatario va identificado; sin sus datos, no es válida.
• Dar por hecho que tu caja o TPV vale. Muchas cajas antiguas permiten borrar ventas: eso es justo lo que Verifactu prohíbe. Compruébalo antes de tu fecha límite.
• Confiar en que «cualquier programa cumple». Cumple el que lo declara. Pídele a tu proveedor la declaración responsable de conformidad.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que hacer algo especial para que salga el código QR?

No. El QR lo genera tu programa automáticamente al emitir la factura; tú no lo dibujas ni lo calculas. Si tu sistema es conforme con Verifactu, aparece solo. Si no aparece, es la señal de que algo no está bien configurado.

¿Puedo seguir haciendo mis facturas con Excel?

No, si tu Excel tiene fórmulas o numeración automática: eso lo convierte en un sistema informático de facturación y, para cumplir Verifactu, debe ser inalterable —cosa que Excel no garantiza—. En papel (talonario) puedes seguir, pero en cuanto uses un programa, debe ser conforme.

¿El ticket del mostrador también lleva QR?

Sí. La factura simplificada (el ticket) también debe salir de un sistema conforme y llevar su código QR. Lo que no puede es emitirse desde una caja antigua que permita borrar o alterar ventas. Lo vemos en la guía de software con TPV.

¿Cuándo estoy obligado a hacer las facturas así?

Si eres autónomo (persona física), desde el 1 de julio de 2027; las sociedades, desde el 1 de enero de 2027. Tienes el detalle en la guía de Verifactu.