Qué debe llevar una factura (checklist completo)

Una factura a la que le falta un dato obligatorio no es un detalle menor: puede hacer que tu cliente no pueda deducir el IVA y, si te la revisan, dar problemas. La buena noticia es que los datos obligatorios son pocos y claros. Aquí los tienes, separando la factura completa del ticket (factura simplificada), y qué añade Verifactu encima de todo eso.

Los datos obligatorios de una factura completa

Estos son los datos que exige el Reglamento de facturación (RD 1619/2012). Úsalo como checklist:

• Número y serie. Correlativo, sin saltos ni repeticiones.
• Fecha de expedición. Y la fecha de la operación, si es distinta.
• Tus datos (emisor): nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
• Datos del destinatario: nombre o razón social, NIF y domicilio.
• Descripción de la operación: qué vendes, con lo necesario para calcular la base imponible (precio unitario y descuentos incluidos).
• Tipo de IVA aplicado (21 %, 10 %, 4 %…).
• Cuota de IVA repercutida, desglosada aparte.
• En la práctica, el importe total a pagar.
• Menciones especiales cuando toquen: operación exenta, «inversión del sujeto pasivo», recargo de equivalencia, régimen del criterio de caja, régimen de agencias de viajes o de bienes usados.

Ojo con un error típico: en una factura completa no basta con «IVA incluido»; hay que separar base, tipo y cuota.

La factura simplificada (el ticket): qué cambia

Puedes emitir un ticket (factura simplificada) cuando el importe no supera los 400 € con IVA incluido, y hasta 3.000 € en ciertos sectores: comercio minorista, hostelería y restauración, transporte de personas, taxis, aparcamientos, tintorerías, entre otros.

Un ticket lleva menos datos que una factura completa:

• Número y serie (correlativo) y fecha (y la de la operación, si es distinta).
• NIF y nombre de quien lo emite (tú).
• Identificación de lo vendido (los bienes o servicios).
• Tipo de IVA aplicado, o la expresión «IVA incluido».
• Contraprestación total.

La diferencia clave: el ticket no exige los datos del cliente. Por eso un ticket normal no permite deducir el IVA. Si tu cliente es empresa o autónomo y quiere deducir, tienes dos opciones: añadirle su NIF y domicilio y la cuota de IVA (lo que se llama factura simplificada «cualificada»), o hacerle directamente una factura completa. Y recuerda: si el cliente te pide factura completa, estás obligado a dársela.

Qué añade Verifactu

Verifactu no cambia los datos de arriba: la factura sigue llevando lo mismo. Lo que añade, cuando la emites con un programa, es una capa nueva:

• Un código QR en cada factura, con el que se puede comprobar sus datos.
• La leyenda «VERI*FACTU», si tu programa emite en ese modo (con envío a la AEAT).
• Por debajo, un registro inalterable de cada factura, que impide borrarla o retocarla sin dejar rastro.

Nada de esto lo haces tú a mano: lo pone el programa. Lo explicamos entero en la guía de Verifactu, y si quieres verlo en la práctica, en cómo hacer una factura con Verifactu paso a paso.

Errores frecuentes

• Darle un ticket a una empresa que quería deducir. Sin su NIF, ese IVA no se lo puede deducir.
• Numeración con huecos o repetida. Las facturas van correlativas; deja que el programa lleve la serie.
• No desglosar el IVA. En factura completa hay que separar base, tipo y cuota, no solo poner el total.
• Olvidar el NIF del destinatario en una factura completa: sin él, no es válida.
• Pensar que el QR es opcional. Con Verifactu, si emites con un programa, la factura lo lleva.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo puedo hacer un ticket en vez de una factura completa?

Cuando el importe no supera los 400 € con IVA incluido, y hasta 3.000 € en ciertos sectores (comercio minorista, hostelería, transporte de personas, taxis, aparcamientos, tintorerías…). Aun así, si tu cliente te pide una factura completa, tienes que dársela.

¿Un ticket sirve para deducir el IVA?

Solo si es una factura simplificada «cualificada»: debe llevar el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota de IVA. Un ticket normal, sin los datos del cliente, no permite deducir. Si tu cliente quiere deducir, añádele esos datos o hazle una factura completa.

¿La factura tiene que llevar el código QR?

Sí, si la emites con un programa. A partir de tu fecha límite de Verifactu, cada factura emitida con un sistema informático incorpora un código QR. No lo generas tú: lo pone el programa al emitir.

¿Desde cuándo tengo que cumplir esto con Verifactu?

Si eres autónomo (persona física), desde el 1 de julio de 2027; las sociedades, desde el 1 de enero de 2027. Los datos obligatorios de la factura ya son exigibles hoy; Verifactu añade el QR y el registro inalterable.

Y una vez emitida

Emitirla bien es la mitad. Las otras dos preguntas que llegan siempre después: qué hacer si te has equivocado —que no es borrarla, sino emitir una factura rectificativa— y cuántos días tiene tu cliente para pagarte, que tiene un plazo legal y un tope que no se puede pactar al alza.