Factura rectificativa: cómo se corrige una factura mal emitida
Te has equivocado en una factura ya enviada. La reacción natural es entrar en el programa y borrarla, o hacer una «negativa» que la deje a cero. El reglamento no contempla ninguna de las dos cosas. Lo que hay que hacer es expedir una factura rectificativa, y no es un tecnicismo: es lo que deja tu numeración limpia y tu IVA cuadrado.
La regla, en una frase
Una factura expedida no se borra ni se anula. Se corrige emitiendo una factura nueva en la que constan los datos identificativos de la factura rectificada. Eso es una rectificativa: una factura más, con su propia numeración, que apunta a la anterior.
Por eso borrar la factura de tu programa es peor que el error original. Deja un hueco en la numeración correlativa, y una serie con saltos es la primera señal que se mira cuando alguien revisa tu facturación.
Cuándo estás obligado a rectificar
El reglamento obliga en dos grupos de casos:
- La factura original no cumple algún dato obligatorio. Falta el NIF, el domicilio, la descripción de la operación, la fecha… cualquiera de los datos de contenido que exige el reglamento. Si no sabes cuáles son, los tienes en la checklist de datos obligatorios.
- El IVA repercutido está mal, o cambia la base imponible. Un tipo equivocado, un importe mal calculado, un descuento posterior, una devolución, un impago que te permite recuperar el IVA.
Un detalle práctico: no toda devolución obliga a rectificar. Si devuelven mercancía o envases y va a haber un suministro posterior al mismo cliente, puedes descontar ese importe directamente en la factura de ese suministro, siempre que el tipo de IVA sea el mismo en todas las operaciones.
Qué plazo tienes
Dos condiciones a la vez. La rectificativa se expide en cuanto tienes constancia de la circunstancia que obliga a hacerla — no cuando te venga bien —, y siempre antes de que pasen cuatro años desde que se devengó el impuesto o desde que se produjo la circunstancia que modifica la base imponible.
Ese plazo de cuatro años no es casual: coincide con el que tienes para conservar las facturas, porque los dos salen de la misma prescripción tributaria.
Cómo se hace, en la práctica
- No toques la factura original. Queda como está, en su sitio y con su número.
- Emite una factura nueva, normalmente en una serie propia de rectificativas, con su numeración correlativa.
- Identifica la factura que corriges dentro de la rectificativa. Es el requisito que la convierte en rectificativa y no en una factura suelta.
- Refleja la rectificación: el importe corregido o la diferencia, según cómo la plantees.
Puedes corregir varias facturas en un único documento, siempre que las identifiques todas. Solo en casos concretos, como los descuentos por volumen de operaciones, se permite prescindir de esa identificación y bastar con el período.
Qué cambia con Verifactu
Nada de lo anterior es nuevo: la obligación de rectificar en vez de borrar es muy anterior a Verifactu. Lo que hace el reglamento de sistemas informáticos de facturación es convertir esa regla en algo que el programa ya no te deja incumplir. Un sistema conforme garantiza la inalterabilidad de los registros, así que la factura emitida deja de ser algo que puedas hacer desaparecer.
Dicho de otro modo: si tu programa te permite hoy borrar una factura sin rastro, ese comportamiento tiene los días contados. Puedes ver tu fecha límite en la guía de Verifactu.
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar una factura mal emitida?
No. Lo que corresponde es expedir una factura rectificativa que identifique a la original. Borrarla deja además un hueco en la numeración correlativa.
¿Cuándo estoy obligado a hacer una factura rectificativa?
Cuando a la original le falta un dato obligatorio, y cuando el IVA repercutido se determinó mal o cambia la base imponible: errores de importe, de NIF, de tipo, descuentos posteriores, devoluciones o impagos.
¿Cuánto tiempo tengo para rectificar una factura?
En cuanto tengas constancia del error, y como máximo cuatro años desde el devengo del impuesto o desde la circunstancia que modifica la base imponible.
¿Puedo rectificar varias facturas en un solo documento?
Sí, si el documento identifica todas las facturas rectificadas. La excepción son casos como los descuentos por volumen, donde basta con determinar el período.